Digitalizace dokumentů

Digitalizace dokumentů je proces, který je v současné moderní době velmi populární. Pokud i vy uvažujete o digitalizaci, přečtěte si náš článek, ve kterém se dozvíte, co to je digitalizace, jaké jsou její výhody nebo kde se s digitalizací můžete setkat.

V čem spočívá digitalizace dokumentů a jaké jsou její výhody?

Tento moderní postup vychází z potřeby uchovávat důležitá data a informace v digitální podobě. Pro některé subjekty je tato povinnost dána přímo zákonem, jiní zase vítají elektronické uchovávání dat vzhledem k nižším nákladům a menším nárokům na skladovací prostory. Nespornou výhodou je také lepší zabezpečení dat (bývají totiž šifrována) a snazší nalezení v archivu (lépe se vyhledává v souborech na cloudu než veliké místnosti archivu).

S tím souvisí i snížení možnosti poškození dokumentu. Standardně se veškeré důležité texty ukládají na papíře, jenž ale jako přírodní materiál podléhá rozkladu. Takové dlouho uložené dokumenty jsou pak poškozené a nemohou sloužit svému původnímu účelu. Tím, že budete své cenné údaje uchovávat v digitální podobě také chráníte životní prostředí.

Velkou výhodou je též snadná a rychlá možnost přesunu z jednoho místa na druhé. Standardně byste zabalili dokument a poslali poštou. Digitalizovaný dokument ale prostě vezmete a pošlete jako přílohu e-mailu.

Nesmíme zapomenout ani na čas, který s digitalizací od některého z našich prodejců ušetříte. Digitalizace je sice na jednu stranu mechanický proces administrativního charakteru, který je potřeba doplnit o následnou korekturu, avšak zabere vám mnoho času, který můžete investovat jinde - třeba do kreativních aktivit nebo důležitějších činností.

Digitalizace dokumentů představuje technický proces, při němž se dokument v papírové formě obsahující nějaký text převede do elektronické podoby. Digitalizovat lze faktury, smlouvy, objednávky, ale i mapy, vizitky, články a další dokumenty - tedy v podstatě cokoliv, co vám bude dále sloužit k práci nebo studiu.

Jak funguje digitalizace a co je to OCR?

Už jsme si vysvětlili, že digitalizace znamená převod fyzického dokumentu do elektronické formy. Je však vhodné ve stručnosti zmínit průběh procesu digitalizace. Nejde totiž o prostý sken, jak se může na první pohled zdát.

K digitalizaci dokumentů se využívají tzv. OCR nástroje (optical character recognition; česky optické rozpoznávání nebo čtení znaků). Jde o metodu, pomocí které lze v naskenovaném nebo převedeném textu dokumentu vyznačit jednotlivé znaky tak, aby uživatel mohl v takovém dokumentu snadno vyhledávat.

Když dojde k digitalizaci, je třeba pak text podrobit korektuře, neboť OCR programy mohou mít problémy s rozpoznáním všechen písmen v textu. Tuto schopnost často ovlivňuje i kvalita naskenovaného textu.

Kde se s digitalizací dokumentů můžeme setkat?

Moderní technologie pomáhají zjednodušit život živnostníkům, firmám i organizacím. Díky tomu spousta z nich vnímá digitalizaci jako prostředek, který jim pomůže zlepšit výsledky a poskytovat kvalitnější služby klientům. Stejně tak digitalizace přinese automatizaci procesů, zlepšení kvality dat a úsporu nákladů.

Určitě jste postřehli, že digitalizací prošla i státní správa, třeba katastrální úřad. Byl to dlouhý proces, který započal již v 90. letech 20. století. Hlavním záměrem bylo zmodernizovat funkci katastrálního úřadu, aktualizovat některé údaje v katastrálním mapování, případně opravit chyby. Digitalizace zde umožnila i dálkový přístup pro pořizování výpisů z katastru.

Digitalizace dokumentů se však vyplatí i jednotlivcům - nepodnikatelům. Asi máte doma plné skříně a šanony smluv, formulářů a dalších důležitých dokumentů a nové už nemáte kam dávat. Právě digitalizace vám pomůže uvolnit prostor pro jiné věci. A zároveň i pro vás platí, že digitální dokumenty jsou bezpečnější.