Virtuální asistentka

Virtuální asistentka

Uvažujete nad tím, že vyzkoušíte služby virtuální asistentky, ale nevíte, co taková práce obnáší? Přečtěte si náš článek, ve kterém se dozvíte to nejdůležitější o práci virtuální asistentky. Třeba vám tento text pomůže s výběrem té vaší.

Kdo je to virtuální asistentka a co dělá?

Možná tento pojem slyšíte poprvé nebo jste jej již někdy zaslechli, ale přijde vám to jako trend posledních let. Asi vás tedy překvapí, že první virtuální asistentka začala fungovat již v roce 1996. Tato průkopnice se jmenuje Anastacia Brice a na nápadu vytvořit toto povolání založila své podnikání. Práci virtuální asistentky začala Američanka vykonávat v roce 1996, kdy pracovala pro osobnostního kouče Thomase J. Leonarda. Později si Anastacia založila vlastní firmu pro virtuální asistentky s názvem AssistU, díky čemuž přispěla k zakotvení názvu tohoto povolání v praxi.

Po tomto historickém exkurzu si tak zkuste představit člověka, který bude pro vás vykonávat administrativní i marketingové úkoly bez toho, aby byl vaším trvalým zaměstnancem. Nemusíte se vůbec fyzicky potkávat, komunikujete pouze přes telefon nebo počítač. Přesně to je popis virtuální asistentky.

Úkoly, které zadáte virtuální asistentce mohou být rozmanité. Kromě běžného vyřizování hovorů a připomínání důležitých termínů a schůzek může virtuální asistentka vést účetnictví, nabízet vámi poskytované služby potenciálním klientům, domlouvat a organizovat firemní akce, ale i opravovat texty nebo, pokud vládne obstojně cizím jazykem, i překládat.

Jaké kvality by virtuální asistentka měla mít?

Práce virtuální asistentky je poměrně všestranná, což odpovídá i vlastnostem samotné asistentky. Pojďme se nicméně podívat na profil virtuální asistentky.

Základem a výchozí charakteristikou je především komunikativnost. Těžko se Vám bude pracovat s asistentkou, která na vaše požadavky nereaguje. Další důležitou vlastností je flexibilita. Vzhledem k tomu, že vaše virtuální asistentka bude pravděpodobně pracovat z domu nebo sdílené kanceláře, je nezbytné, aby uměla pracovat se svým časem. V neposlední řadě je třeba, aby ovládala český jazyk slovem i písmem na jedničku.

Mezi další vlastnosti lze zařadit ochotu učit se novým věcem, pracovitost, pečlivost, příjemné vystupování, znalost cizích jazyků a schopnost práce s počítačovými programy (zejména Word, Excel nebo PowerPoint).

Kdy využít služeb virtuální asistentky?

Ve své podstatě existují dva nejčastější případy, kdy se vám vyplatí se na virtuální asistentku obrátit.

V první řadě si představte situaci, kdy začínáte s podnikáním, a nejenže nemáte finanční prostředky nazbyt, ale zároveň se musíte naplno věnovat své práci, případně i svým jiným zaměstnancům. Druhý případ se vztahuje na situace, kdy nestíháte a vaše regulérní asistentka je též vytížená nebo nemá pro vámi požadovaný úkol dostatečnou kvalifikaci.

Zkrátka a dobře vám virtuální asistentka pomůže s vyřizováním pro vás důležitých věcí, a tím pádem bude mít i vliv na výsledky vaší práce.

Jak zadat práci virtuální asistentce?

Prvním krokem v rámci vzájemné spolupráce je vyjasnění si způsobu vzájemné komunikace - někteří totiž preferují kontakt přes telefon, jiným zase vyhovuje e-mail nebo v poslední době populární Zoom.

Další fází je sjednání odměny za odvedenou práci. Některé asistentky pracují samy na sebe (brigádně nebo na plný úvazek jako OSVČ), jiné jsou zaměstnány v rámci firem sdružujících virtuální asistentky.

Po vyjasnění těchto dvou nezbytných záležitostí již můžete přistoupit k zadání úkolu, ze kterého stejně nejlépe zjistíte, nakolik se vám bude spolu dobře pracovat.